Plataforma VoxVend — POS con Inteligencia Artificial

1. IDENTIFICACIÓN Y ACEPTACIÓN
Los presentes Términos y Condiciones (en adelante, los “T&C”) regulan el acceso, la contratación y el uso de la plataforma VoxVend, sus módulos, su sitio web (voxvend.co), sus canales de WhatsApp Business y sus servicios asociados (en conjunto, la “Plataforma”), de propiedad de ÓSCAR DAVID PIÑEROS CHACON, sociedad comercial identificada con NIT 1077966446-8, con domicilio en la (en adelante, “VOXVEND”).
La creación de una cuenta, la compra de cualquier plan o suscripción (incluida la preventa), o el simple uso de la Plataforma implican la aceptación plena, expresa y sin reservas de estos T&C y de la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en voxvend.co. Si el Cliente no está de acuerdo, deberá abstenerse de usar la Plataforma.

2. DEFINICIONES
• Cliente: persona natural o jurídica titular de una suscripción, propietaria u operadora de uno o más negocios (restaurantes, tiendas, pequeños y medianos comercios).Carrea 1 # 8-136, Barrio Buenos Aires, Villeta, Cundinamarca, Colombia
• Usuario Autorizado: persona designada por el Cliente para operar la Plataforma bajo su cuenta (administradores, cajeros, meseros, personal de cocina).
• Consumidor Final: cliente del negocio del Cliente que interactúa con la Plataforma al realizar pedidos, reservas, domicilios, encuestas o programas de fidelización.
• Plan: modalidad de suscripción contratada (Essentials, Business Pro, Enterprise/Multi-Sede), en periodicidad mensual o anual, con los módulos descritos en voxvend.co al momento de la compra.
• Contenido del Cliente: información cargada o generada por el Cliente en la Plataforma: cartas, recetas, precios, inventarios, gastos, facturas escaneadas, bases de datos de consumidores finales y registros de operación.

3. OBJETO: LICENCIA DE USO (SaaS)
VOXVEND concede al Cliente, durante la vigencia de su suscripción y sujeto al pago oportuno, una licencia de uso no exclusiva, intransferible, no sublicenciable y revocable sobre la Plataforma, en la modalidad de software como servicio (SaaS), limitada al número de negocios y sedes del Plan contratado. La Plataforma se licencia, no se vende: el Cliente no adquiere derecho alguno sobre el código fuente, los modelos de inteligencia artificial, las marcas ni los demás activos de propiedad intelectual de VOXVEND.

4. PLANES, ALCANCE FUNCIONAL Y PREVENTA
El alcance funcional de cada Plan (toma de pedidos por voz y texto, módulos de inventarios, gastos, recetas y ventas, dashboard, facturación electrónica, OCR, agente IA, wallet de fidelización, entre otros) es el publicado en voxvend.co al momento de la contratación. VOXVEND podrá mejorar, actualizar o sustituir funcionalidades, siempre que no se desmejore sustancialmente el servicio contratado durante el periodo pagado.

Preventa “Cliente Fundador”: los precios, descuentos y beneficios de preventa son condiciones promocionales sujetas a la disponibilidad y al cronograma de implementación informado al Cliente. El Cliente fundador conoce y acepta que la Plataforma puede encontrarse en fase de despliegue progresivo y que ciertas funcionalidades se habilitarán de manera escalonada conforme al plan de puesta en marcha comunicado. Los beneficios de preventa se conservarán en los términos de la oferta aceptada.

5. PRECIO, FACTURACIÓN Y PAGOS
• Los precios publicados en voxvend.co están expresados en pesos colombianos (COP) e incluyen los impuestos aplicables, salvo indicación expresa en contrario en la oferta.
• Las suscripciones mensuales y anuales se pagan de forma anticipada a través de los medios de pago habilitados. Los pagos son procesados por pasarelas de pago de terceros; VOXVEND no almacena los datos completos de tarjetas.

• La mora en el pago faculta a VOXVEND para suspender el acceso a la Plataforma previo aviso, sin perjuicio del cobro de las sumas adeudadas. Restablecido el pago, se reactivará el servicio.
• VOXVEND emitirá factura electrónica conforme a la normativa de la DIAN. Los ajustes de precios para periodos futuros serán informados con una antelación mínima de treinta (30) días calendario y no afectarán periodos ya pagados.

6. DERECHO DE RETRACTO Y REVERSIÓN DE PAGOS
De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, en las ventas realizadas por métodos no tradicionales o a distancia, el Cliente que tenga la condición de consumidor podrá ejercer el derecho de retracto dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la celebración del contrato, caso en el cual se le devolverá el dinero pagado dentro de los treinta (30) días calendario siguientes. El derecho de retracto no procederá cuando la prestación del servicio haya comenzado con el acuerdo del Cliente antes del vencimiento de dicho término, ni en los demás casos exceptuados por la ley. Asimismo, proceden las reglas de reversión del pago previstas en el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 cuando se cumplan los supuestos allí establecidos.
Lo anterior se entiende sin perjuicio de que, cuando el Cliente actúe en calidad de comerciante adquiriendo la Plataforma para la operación de su negocio, la relación se rige principalmente por estos T&C y por el derecho comercial, aplicándose el Estatuto del Consumidor en lo que legalmente corresponda.

7. OBLIGACIONES DEL CLIENTE
• Suministrar información veraz, completa y actualizada, y mantener la confidencialidad de sus credenciales de acceso, siendo responsable por la actividad realizada desde su cuenta y por sus Usuarios Autorizados.
• Usar la Plataforma únicamente para fines lícitos relacionados con la operación de su negocio, absteniéndose de realizar ingeniería inversa, descompilación, extracción masiva de datos, reventa o uso para desarrollar productos competidores.

• Contar con las autorizaciones de tratamiento de datos de sus Consumidores Finales y con su propia política de tratamiento de datos, en su calidad de Responsable de dicha información (ver cláusula 12).
• Verificar la exactitud de la información operativa, contable y tributaria antes de utilizarla para la toma de decisiones o el cumplimiento de obligaciones legales.
• Cumplir las políticas de uso de WhatsApp Business y demás servicios de terceros integrados a la Plataforma.
• Pagar oportunamente el precio del Plan contratado.

8. FUNCIONALIDADES DE INTELIGENCIA ARTIFICIAL — ALCANCE Y LIMITACIONES
El Cliente reconoce y acepta que las funcionalidades basadas en inteligencia artificial (transcripción de pedidos por voz, agente virtual, OCR de facturas, sugerencias de venta, precios dinámicos, recomendaciones de menú y analítica predictiva) son herramientas de apoyo de naturaleza probabilística que pueden contener imprecisiones u omisiones. En consecuencia: (i) las salidas de la IA constituyen recomendaciones u apoyos operativos y no asesoría contable, tributaria, financiera ni legal; (ii) el Cliente debe validar la información crítica (inventarios, costos, precios, datos de facturación) antes de actuar con base en ella; y (iii) VOXVEND implementa mecanismos razonables de control de calidad, pero no garantiza la exactitud absoluta de transcripciones y reconocimientos automáticos.

9. SERVICIOS DE TERCEROS
La Plataforma se integra con servicios de terceros, entre ellos la API de WhatsApp Business (Meta Platforms, Inc.), proveedores de infraestructura en la nube, proveedores de modelos de inteligencia artificial, pasarelas de pago y proveedores tecnológicos de facturación electrónica. La disponibilidad y el funcionamiento de dichos servicios se rigen por los términos de sus respectivos proveedores; VOXVEND no responde por fallas, suspensiones o cambios de políticas imputables exclusivamente a tales terceros, sin perjuicio de su deber de gestionar diligentemente las integraciones y de procurar alternativas razonables.

10. PROPIEDAD INTELECTUAL
La Plataforma, su código, diseño, marcas, logotipos, interfaces, modelos, bases de datos estructurales y documentación son de propiedad exclusiva de VOXVEND o de sus licenciantes y están protegidos por la legislación colombiana y los tratados internacionales sobre propiedad intelectual. Queda prohibida su reproducción, modificación, distribución o explotación no autorizada. El Contenido del Cliente es y seguirá siendo de propiedad del Cliente; este otorga a VOXVEND una licencia limitada para alojarlo, procesarlo y transformarlo en la medida necesaria para prestar el servicio.

11. PROPIEDAD Y PORTABILIDAD DE LOS DATOS DEL NEGOCIO
La información operativa del negocio (ventas, inventarios, gastos, recetas, base de consumidores finales) pertenece al Cliente. A la terminación de la suscripción, el Cliente podrá solicitar, dentro de los treinta (30) días calendario siguientes, la exportación de su información en formatos estándar de uso común. Vencido dicho plazo, VOXVEND podrá suprimir o anonimizar la información, salvo los datos cuya conservación sea exigida por la ley. VOXVEND podrá utilizar información agregada y anonimizada, que no identifique al Cliente ni a persona alguna, para fines estadísticos y de mejora del servicio.

12. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES
El tratamiento de datos personales se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales publicada en voxvend.co, que hace parte integral de estos T&C. En relación con los datos de los Consumidores Finales, el Cliente actúa como Responsable del tratamiento y VOXVEND como Encargado, obligándose este último a: tratar los datos conforme a las instrucciones del Cliente y a las finalidades de la Plataforma; garantizar condiciones de seguridad y confidencialidad; abstenerse de usar los datos para fines propios distintos de los autorizados; y dar traslado oportuno al Cliente de las consultas y reclamos de los titulares que reciba. El Cliente garantiza haber obtenido las autorizaciones de sus Consumidores Finales, incluidas las necesarias para el envío de comunicaciones por WhatsApp y para los programas de fidelización, y mantendrá indemne a VOXVEND frente a reclamaciones derivadas del incumplimiento de esta obligación.

13. DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO Y SOPORTE
VOXVEND procurará una disponibilidad razonable y continua de la Plataforma, sin perjuicio de ventanas de mantenimiento programado (informadas con antelación razonable), mantenimientos de emergencia y eventos de fuerza mayor o caso fortuito. El soporte se prestará a través de los canales info@voxvend.co y +57 301 599 4017, en los horarios y niveles de servicio informados para cada Plan. El acompañamiento de puesta en marcha está incluido en los Planes que así lo indiquen.

14. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD
En la máxima medida permitida por la ley colombiana: (i) VOXVEND no será responsable por lucro cesante, pérdida de oportunidades de negocio ni daños indirectos derivados del uso o la imposibilidad de uso de la Plataforma; (ii) la responsabilidad total acumulada de VOXVEND frente al Cliente por cualquier causa se limitará al valor efectivamente pagado por el Cliente durante los doce (12) meses anteriores al hecho que origine la reclamación; y (iii) nada de lo anterior limita la responsabilidad que legalmente no pueda excluirse ni los derechos irrenunciables del consumidor previstos en la Ley 1480 de 2011.

15. SUSPENSIÓN Y TERMINACIÓN
• El Cliente podrá terminar su suscripción en cualquier momento; la terminación surtirá efectos al finalizar el periodo pagado en curso, sin reembolso de fracciones no utilizadas, salvo en los casos de retracto o de incumplimiento imputable a VOXVEND.
• VOXVEND podrá suspender o terminar el servicio, previo aviso, ante mora en el pago, uso indebido de la Plataforma, infracción de estos T&C o requerimiento de autoridad competente. En casos de riesgo grave para la seguridad de la Plataforma o de terceros, la suspensión podrá ser inmediata, con comunicación posterior al Cliente.
• Terminada la suscripción por cualquier causa, aplicará el procedimiento de exportación y supresión de datos previsto en la cláusula 11.

16. CONFIDENCIALIDAD
Cada parte se obliga a guardar reserva sobre la información confidencial de la otra a la que tenga acceso con ocasión de la relación contractual, y a usarla exclusivamente para la ejecución de la misma. Esta obligación subsistirá por dos (2) años contados desde la terminación de la suscripción, sin perjuicio de los términos de protección de los secretos empresariales conforme a la ley.

17. ATENCIÓN AL CLIENTE Y PQRS
Las peticiones, quejas, reclamos y solicitudes podrán presentarse al correo info@voxvend.co, al WhatsApp +57 301 599 4017 o en la Carrea 1 # 8-136, Barrio Buenos Aires, Villeta, Cundinamarca, Colombia. VOXVEND dará respuesta dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción. Lo anterior, sin perjuicio de las acciones ante la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección al consumidor y de datos personales.

18. DISPOSICIONES FINALES
• Modificaciones: VOXVEND podrá modificar estos T&C. Los cambios sustanciales serán informados al Cliente con una antelación mínima de treinta (30) días calendario y aplicarán a partir de la siguiente renovación; si el Cliente no los acepta, podrá terminar la suscripción sin penalidad antes de su entrada en vigencia.
• Cesión: el Cliente no podrá ceder su suscripción sin autorización previa y escrita de VOXVEND. VOXVEND podrá ceder el contrato a sociedades vinculadas o en el marco de una reorganización empresarial, garantizando la continuidad del servicio.
• Independencia de cláusulas: la nulidad o ineficacia de una cláusula no afectará la validez de las restantes.
• Ley aplicable y jurisdicción: estos T&C se rigen por las leyes de la República de Colombia. Las controversias se someterán a los jueces competentes de la República de Colombia, previa etapa de arreglo directo de treinta (30) días calendario.

Fecha de última actualización: 7 DE JUNIO de 2026.